艺术与传媒学院文件
宿院艺传〔2021〕13号
关于印发《18新利luck菲律宾 艺术与传媒学院档案管理制度
（试行）》的通知
各部门、各系：
《18新利luck菲律宾 艺术与传媒学院档案管理制度（试行）》经院党政联席会议研究通过，现予印发，请遵照执行。
特此通知。
18新利luck菲律宾 艺术与传媒学院
2021年11月30日
18新利luck菲律宾 艺术与传媒学院档案管理制度（试行）
为加强学院档案工作，提高学院档案的质量和管理水平，逐步实现档案工作的标准化、规范化，充分发挥学院档案作用，依据学校档案管理相关制度，特制定本办法。
一、成立档案工作小组
组长：马家常、陈虎
副组长：邵士德
成员：樊亚萍、刘强、卢昌模、刘颖春、蔡琼
兼职档案员：蔡琼
二、档案小组工作职责
（一）认真贯彻执行党和国家及本系统（行业）有关档案工作的法规和规章，认真履行本单位各项档案管理规章制度，忠于职守，遵守纪律，切实做好档案的收集、分类、整理、使用和保管，保证档案的齐全完整。
（二）院长是学院行政档案第一责任人，办公室主任具体负责学院行政文件材料的形成、积累、归档与查阅，确保行政档案的完整、准确、系统和安全。
（三）书记是学院党委档案第一责任人，党务秘书具体负责党委文件材料的形成、积累、归档与查阅，确保党委档案的完整、准确、系统和安全。
（三）分管教学工作的副院长是教学档案第一责任人，教学秘书具体负责学院教学文件材料的形成、积累、归档与查阅，确保教学档案的完整、准确、系统和安全。
（四）分管科研工作的副院长是科研档案的第一责任人，科研秘书具体负责学院科研文件材料的形成、积累、归档与查阅，确保科研档案的完整、准确、系统和安全。
（五）分管学生工作的副书记是学生管理工作档案的第一责任人，各辅导员具体负责本条块工作文件材料的形成、积累、归档与查阅，确保学生管理工作档案的完整、准确、系统和安全。
（六）兼职档案员负责对接学校档案室，移交学院当年档案到学校档案室。
三、档案归档要求
（一）凡是学院在各项活动中直接形成的具有查考利用价值的各种门类、各种载体的文件材料、图表、账簿、声像、照片、实物以及上级印发需要学院长期执行和落实的各项规定、制度等均属归档范围。
（二）文件材料一般归档一份，重要的一级管理文件材料，可根据实际情况保留两份，一份由校档案室保存，一份由学院自存，以便日后查找。
（三）归档的文件材料必须格式统一，行文规范，字迹工整，手续完备，制作和书写材料要利于长期保存。自己撰写的归档文字材料，必须用碳素墨水和黑墨水书写。归档的文件材料必须完整、系统、准确的反映各部门在各项活动中真实内容的历史过程。
（四）归档的文字材料须用A4纸制作；对非标准规格的归档材料（如试卷）应专柜保管，但须与其他文档统一编号。
（五）档案一般不需装订成册，只需以文件为单位组成有序的体系，包括分类、排列、编目等，然后采用盒装的方法进行管理，以便于文件随时存取。
（六）根据文件的形成规律，原则上相同内容的文件组成一盒。同一内容的文件材料较多时，可分别组成若干盒，也可以根据材料的内在联系，对问题单一、材料较少的文件合成一盒。
（七）档案按三级进行分类编目。一级类目为基本框架，按学校统一规定执行。根据学科、专业特点，二级、三级类目可增加或作适当调整。
（八）各项管理工作形成的文件材料，各部门应在工作完成后及时向档案小组成员移交。凡打印的纸质文件，需留存与之内容相同的电子文件，以便长久保存和利用。
（九）档案小组成员移交档案时要认真履行交接手续，填写档案移交登记表，一式两份，经清点无误，双方签字后，各自保管一份，以备查找、负责。
（十）如学校专项工作档案有规定的，遵从学校规定。
四、档案管理要求
（一）档案复印要求
1.要遵循保密原则，凡涉及保密的档案不得复制。
2.复制档案中的内容，须经处领导同意，由档案管理人员进行复制。
3.破损的档案，档案员要及时修改和复制。
4.对利用较多的档案，可复制数份，以便使用，并保护原档案，减少档案的磨损。
（二）档案查借阅制度
1.本着方便工作、满足利用的原则，档案资料一般不予借出，须在档案室内查阅。
2.确实要借出的档案,必须经小组组长签批，方可办理借阅手续,借阅时间一般不超过一周。
3.外单位来查找利用档案者，一律凭单位介绍信，经小组组长签批，档案人员人陪同，方可查阅。
4.借阅者不准在档案材料上划杠、打圈、勾画，不准涂改撕毁，不准将档案材料带回家或放在不安全的地方，更不准将档案保密内容外泄。
5.查阅档案时，禁止吸烟、喝水、防止烧毁、水渍档案。
6.借阅者归还档案时，应填写利用效果信息反馈，认真履行交接签字手续，如发现有撕毁、涂改和损坏现象，按照档案法规有关条款及追究责任。
（三）其它要求
1.档案需要单独存放，档案的收进、移出，必须认真清点，严格履行交接手续。
2.必须定期检查、清点，发现档案帐物不符时，必须及时追查、处理。因失职而损毁、丢失档案资料者，按档案法规严肃处理。
3.保持档案存放地清洁卫生，整齐美观；严禁存放易燃、易爆物品及杂物。
4.档案管理人员工作变动时，必须将所保管的档案和资料清点移交，否则不予办理调离手续。
五、附则
（一）本制度由学院档案工作小组负责解释。
（二）本制度自发布之日起试行。
